EEN DOSSIER OPSTARTEN/UPDATEN

Een nieuw dossier bestaat uit 8 stappen

  1. Dossierfase en -status: Bepaal de fase van het dossier.
  2. Uw organisatie: Bepaal de contactpersoon binnen uw organisatie voor dit dossier.
  3. Kinderen: Voer de gegevens van de kinderen (binnen hetzelfde gezin) in.
  4. Ouders: Voer de burgerlijke staat en persoonlijke gegevens van de ouders in.
  5. Financiële gegevens: Voer de bedragen in en laad de facturen, creditnota's en andere aan het dossier verwante documenten op.
  6. Eigen commentaar: Vul uw eigen commentaar in (persoonlijke ervaring en voorafgaande gebeurtenissen). Dit is belangrijk naar de houding die wij en onze partners moeten aanmeten (kaf vs. koren).
  7. Laatste herinneringsbrief: Vul hier de referentiegegevens in voor de herinneringsbrief in.
  8. Het dossier bewaren: Bevestig de inzending.

Tips

  1. Het dossier voorbereiden
  2. Het belang van een volledige profielpagina
    De profielpagina is uw identiteitsfiche die door elke actief betrokken partij (gerechtsdeurwaarder, advocaat) van Medulex geraadpleegd wordt. Daarnaast worden deze gegevens ook automatisch gebruikt in de herinneringsbrieven, de afbetalings- en de spreidingsplannen. Het is daarom uitermate belangrijk dat deze gegevens zo accuraat mogelijk ingevuld zijn. Aanpassingen kunnen gedaan worden, maar worden enkel door Medulex (na controle) geactiveerd. De activatie gebeurt standaard binnen 1 dag (24u) na ingave.
    Een goede voorbereiding bespaart kostbare tijd.
    Verzamel eerst alle noodzakelijke informatie van het ganse gezin vooraleer u het dossier ingeeft. De volgende elementen zijn noodzakelijk:
    • de gegevens van de kinderen (min. naam en geboortedatum, liefst aangevuld met het rijksregisternummer)
    • de namen van de ouders samen met e-mail adressen en/of telefoonnummers
    • de laatst gekende adresgegevens (ook al bent u zelf niet zeker meer)
    • de bedragen: het totaal factuurbedrag, het reeds betaald bedrag en uw administratiekost
    • de documenten zoals facturen, creditnota's, factuuroverzicht, relevante communicatie zoals e-mails en briefwisseling, afbetalingsplan, eerdere vonnissen, enz. De originele facturen met factuurdatum en detail zijn 100% rechtsgeldig. Factuuroverzichten mogen ter informatie bijgevoegd worden maar gelden in de gerechtelijke fase niet niet als sluitend bewijs. E-mails hebben wel bewijskracht, alsook een ondertekend afbetalingsplan.
    • de brief- en betaalreferenties (voor de Medulex herinneringsbrief)
    Welke documenten zijn geldig en welke niet?
    • De originele facturen met factuurdatum en detail zijn geldig. Factuuroverzichten mogen ter informatie maar worden in de gerechtelijke fase niet als officieel bewijs aanzien.
    • Zorg ervoor dat het geldende school- of huisreglement geüpload is zodat wij met de juiste parameters kunnen werken.
    • In het geval van geëscaleerde situaties (bvb bij echtscheiding), is het opportuun alle geschreven documenten en e-mails bij te voegen.
  3. Tot wanneer kan ik facturen toevoegen?
  4. Het dossier aanpassen/updaten kan tot de gerechtelijke fase. Eens de dagvaarding fysiek verstuurd, worden van rechtswege alle bedragen bevroren. Een nieuwe factuur wordt vanaf dat moment in een nieuw dossier opgenomen.
  5. In welke fase moet ik mijn dossier plaatsen?
  6. Er zijn in totaal 4 fases: de herinnerings-, aanmanings-, gerechtelijke en uitvoeringsfase. Om een dossier op te starten, zijn er standaard slechts 2 mogelijkheden: de herinnerings- of aanmaningsfase. Het kan uitzonderlijk nuttig zijn om de gerechtelijke of uitvoeringsfase te kiezen in het geval er reeds een vonnis geveld is. Vooraleer het correcte antwoord te formuleren, moeten de volgende vragen beantwoord zijn:
    • Vraag 1: Willen wij de ouders eerst een Medulex herinneringsbrief sturen?
    • Vraag 2: Denken wij dat het adres nog correct is of zijn we zeker dat de familie niet meer op dit adres woont?
    • Vraag 3: Is er duidelijk sprake van moedwil of vermoeden we financiële problemen?

    Er zijn in totaal 4 fases: de herinnerings-, aanmanings-, gerechtelijke en uitvoeringsfase.


     

Gebruikerslogin